Document interne
La réunion GrowthSquare
Une formule inspirée du Level 10 Meeting d'EOS, adaptée à une agence qui doit couvrir sa propre croissance et un portefeuille de clients dans le même bloc de quatre-vingts minutes.
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Une formule inspirée du Level 10 Meeting d'EOS, adaptée à une agence qui doit couvrir sa propre croissance et un portefeuille de clients dans le même bloc de quatre-vingts minutes.
Le Level 10 Meeting vient d'EOS, l'Entrepreneurial Operating System décrit par Gino Wickman dans Traction. C'est une réunion hebdomadaire de quatre-vingt-dix minutes, toujours le même jour, à la même heure, avec exactement le même ordre du jour.
L'idée centrale, et c'est celle qui change tout : pendant les cinq premiers segments, on ne règle rien. On liste. Chaque problème soulevé va dans une liste d'enjeux et on passe au suivant. Toute la résolution arrive dans un seul bloc, à la fin, sur les enjeux qui comptent vraiment. C'est ce qui empêche une réunion de dérailper sur le premier sujet chaud.
| Durée | Segment | Ce qu'on y fait |
|---|---|---|
| 5 min | Segue | Une bonne nouvelle personnelle et une professionnelle par personne. Ça fait atterrir le monde et ça change le ton de départ. |
| 5 min | Scorecard | Cinq à quinze chiffres hebdomadaires. Chacun est sur la cible ou hors cible. Un chiffre hors cible devient un enjeu, on n'en discute pas tout de suite. |
| 5 min | Rock Review | Les priorités du trimestre. Sur la voie ou pas. Encore une fois, hors cible égale enjeu. |
| 5 min | Headlines | Nouvelles clients et employés, en une phrase chacune. Bonne ou mauvaise. Pas de discussion. |
| 5 min | To-Do List | Les engagements de la semaine passée. Fait ou pas fait. La cible est quatre-vingt-dix pour cent de complétion. |
| 60 min | IDS | Identify, Discuss, Solve. On priorise les trois enjeux les plus importants et on les règle pour vrai. Les autres attendent la semaine prochaine. |
| 5 min | Conclude | Récapitulatif des engagements, messages à transmettre au reste de l'équipe, et chacun note la réunion sur dix. |
Ce ne sont pas des détails. Enlevez-en trois et la réunion redevient une réunion ordinaire.
Chaque semaine, sans exception. La répétition est ce qui rend la réunion rapide : personne ne se demande où on est rendu.
Même si tout le monde n'est pas arrivé. Même si le sujet n'est pas fini. Ce qui dépasse devient un enjeu pour la semaine suivante.
La phrase à utiliser quand quelqu'un part sur une solution : « bon point, je le mets dans les enjeux ». Puis on continue.
On en règle trois pour vrai plutôt que d'en effleurer dix. Un enjeu qui reste sur la liste trois semaines de suite n'est probablement pas un vrai enjeu.
« On devrait regarder ça » n'est pas un engagement. « Matt envoie le document mercredi » en est un.
Chacun donne son chiffre. Sous huit, on demande tout de suite ce qui manquait. C'est le seul mécanisme qui empêche la formule de se dégrader avec le temps.
Deux choses manquent au Level 10 standard pour une agence comme la nôtre : un moment réservé à notre propre croissance, et un passage client par client.
Pourquoi GrowthSquare passe avant les clients dans l'ordre du jour. Dans une agence, le travail client mange toujours le temps qui restait pour l'agence elle-même. En plaçant notre propre croissance avant le tour des clients, on garantit qu'elle a son bloc au lieu d'être ce qu'on saute quand on est en retard.
| Durée | Segment | Ce qu'on couvre |
|---|---|---|
| 5 min | Chit-chattout le monde | Une bonne nouvelle chacun, personnelle ou de business. On ferme les autres onglets. |
| 5 min | Manchettestout le monde | Une phrase par nouvelle, bonne ou mauvaise. Un client qui part, un closing, un problème technique. Aucune discussion, ça part dans les enjeux. |
| 15 min | GrowthSquare comme clientnotre propre croissance | On se traite comme notre meilleur client : nos campagnes, nos créatifs, notre pipeline de rendez-vous, l'état de l'offre, les installations en cours. Ce qui bloque devient un enjeu. |
| 20 min | Tour des clientschaque responsable | Un client à la fois, une minute chacun. Trois choses seulement : ça va ou ça ne va pas, le chiffre qui compte cette semaine, et ce qui bloque. On liste, on ne règle pas. |
| 30 min | Discussion des enjeuxtout le monde | On commence par mettre la liste en ordre de priorité, puis on descend la liste en partant du haut. Chaque enjeu discuté sort avec un to-do : une action, un nom, une date. Ce qui n'a pas été atteint reste sur la liste pour la semaine prochaine. |
| 5 min | Conclusiontout le monde | On décide ce qui doit être transmis au reste de l'équipe, et chacun note la réunion sur dix. |
Total : 80 minutes. Le tour des clients et la discussion des enjeux sont les deux blocs à protéger.
Deux segments du Level 10 sont volontairement écartés pour le moment. Le tableau de chiffres hebdomadaires et les priorités du trimestre demandent des cibles chiffrées et stables pour valoir quelque chose. Tant qu'elles ne sont pas arrêtées, les lire à voix haute ne fait que remplir du temps. On les rajoutera quand les chiffres seront prêts, et les dix minutes qu'ils reprendront viendront du bloc de discussion.
Le responsable dit exactement ces trois choses, dans cet ordre :
Le client est content ou il ne l'est pas. Pas de nuance à ce stade.
Leads, rendez-vous, coût par rendez-vous. Celui qui compte pour ce client-là.
Une phrase. Ça devient un enjeu et on passe au client suivant.
Les mêmes questions qu'on poserait à un client qui nous paie :
Combien de rendez-vous cette semaine, à quel coût ?
Combien de créatifs neufs sont sortis ? Lesquels performent ?
Où en est l'offre, et qu'est-ce qui bloque une vente en ce moment ?
Combien d'installations en cours, et où ça coince ?
Un chiffre hors cible dont personne ne connaît la cause
Un client rouge deux semaines de suite
Une décision qui demande plus d'une personne
Quelque chose de bloqué depuis plus d'une semaine
Un problème qui va revenir si on ne change rien
Une tâche qu'une seule personne peut faire seule : ça va dans les engagements
Une information à transmettre : ça va dans les manchettes
Une idée pour plus tard : ça va dans une liste à part, pas ici
Une frustration sans demande claire : reformuler ou laisser tomber
Quatre temps, dans cet ordre, et la discipline est de ne pas sauter le premier.
C'est l'étape que tout le monde saute. On prend une minute pour numéroter les enjeux du plus important au moins important, à voix haute, puis on part du numéro un. Sans ça, on traite les enjeux dans l'ordre où ils ont été écrits, ce qui veut dire dans l'ordre où les gens ont parlé pendant le tour des clients. Le gros dossier finit toujours en dernier, et le temps est déjà passé.
Ce que la personne amène est souvent un symptôme. « Le client n'est pas content » n'est pas le problème, c'est le signal. Une ou deux questions suffisent d'habitude pour trouver la vraie affaire.
Chacun dit ce qu'il a à dire, une fois. Quand un argument est répété, la discussion est terminée, même si personne n'a changé d'avis.
Un enjeu discuté qui ne produit pas de to-do n'a pas été discuté, il a été commenté. La sortie est toujours la même forme : une action, un nom, une date. « On devrait regarder ça » n'en est pas une. « Matt refait le tableau de bord MDG mercredi » en est une. Si on n'arrive pas à nommer un responsable, l'enjeu n'est pas prêt et il retourne sur la liste.
On ne cherche pas à vider la liste. Trois enjeux réglés au fond valent mieux que huit survolés. Si le temps est écoulé au numéro quatre, les numéros quatre et suivants restent en haut de la liste de la semaine prochaine. C'est justement pour ça que l'ordre de priorité doit être fait au début : ce qui tombe est ce qui comptait le moins.
Ouvrez cette section pendant la réunion. Cliquez un segment pour démarrer son chrono, ajoutez les enjeux à mesure, et notez la réunion à la fin. Tout reste dans ce navigateur.
On liste ici pendant les segments 1 à 4. Au segment 5, on met la liste en ordre de priorité avec les flèches, puis on descend en partant du haut.
Un enjeu discuté sort avec une action, un nom et une date. On les note ici pendant la discussion, pas à la fin.
Quand la semaine est chargée, on coupe dans les segments de contexte, jamais dans la discussion des enjeux ni dans sa priorisation.
| Durée | Segment | Ce qui change |
|---|---|---|
| 3 min | Chit-chat | Une seule bonne nouvelle chacun |
| 4 min | Manchettes | Les mauvaises nouvelles seulement |
| 10 min | GrowthSquare comme client | Protégé, on ne coupe pas |
| 18 min | Tour des clients | Seulement les clients rouges ou changés |
| 22 min | Discussion des enjeux | Protégé, deux enjeux au lieu de trois, la priorisation reste |
| 3 min | Conclusion | Ce qu'on transmet et la note |
Ce qu'il ne faut jamais couper : la minute de priorisation, le bloc de discussion et la note sur dix. Le premier décide de ce qui va être réglé, le deuxième est la seule raison d'être de la réunion, et le troisième est ce qui vous dit quand la formule commence à se dégrader.